Archief van de gemeente Akersloot, 1931-1980

Bereik en inhoud Oorspronkelijke inleidingen en bijlagen Geschiedenis van het orgaan De gemeente Akersloot was een kleine Noord-Hollandse plattelandsgemeente in de regio Noord-Kennemerland. Samen met de gemeenten Limmen en Castricum is zij per 1 januari 2002 opgegaan in de nieuwe gemeente Castricum. Het aantal inwoners binnen de gemeente Akersloot bedroeg respectievelijk in: 1965: 3020; 1970: 4493; 1975: 4853; 1980: 5004. (bron: gemeenterekening desbetreffende jaar) Gedurende de jaren 1960-1980 was J.H.M. Sonnaville burgemeester van Akersloot. Tevens bekleedde hij de functie van secretaris, wat voor kleine gemeentes niet ongewoon was. Het College van burgemeester en wethouders bestond verder uit twee wethouders. Een organisatieschema is niet in de aanwezige archiefbescheiden aangetroffen en ook niet na navraag boven water gekregen. Gegevens over reorganisaties en veranderingen in het takenpakket of in de juridische status van de organisatie zijn evenmin aangetroffen. Van de documentaire informatieverzorger van de voormalige gemeente Akersloot is informatie aangereikt gekregen voor wat de organisatie betreft. De afdelingen waren als volgt verdeeld: a. Algemene Zaken, waaronder vielen: ruimtelijke ordening, bestuurlijke zaken. algemene politieverordeningzaken, burgerzaken en archief; b. Financiën, onderwijs en personeelszaken; c. Sociale Zaken, welzijn en maatschappelijk werk en inschrijving van dienstplichtigen. Zij vormden te samen de Secretarie. Daarnaast was er nog een ‘Buitendienst’ c.q. Plantsoendienst. Voor technische taken bestond er een gemeenschappelijke regeling met de gemeente Limmen, de Gemeenschappelijke Technische Dienst (GTD). Hieronder vielen Bouw- en Woningtoezicht en Weg- en Waterbouw (zie inv. nr. 292). Buitendienst en GTD werden samen ook wel als de dienst Gemeentewerken aangeduid. Wat Algemene Zaken betreft: deze afdeling was zo klein dat alle taken gecombineerd waren. Zij bestond uit nooit meer dan twee of drie personen, en het archief werd steeds afwisselend door een van hen gedaan. Geschiedenis van het archief Archiefverordening, nadere regels en naleving Op 20 december 1972 verleende de Raad goedkeuring aan de ‘Regeling inzake de zorg voor en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen’, aan te halen als archiefverordening. Deze trad in werking op 1 januari 1973 (inv. nr. 197). In artikel 5 van deze verordening werden als gemeentelijke archiefruimte aangewezen: a. de kluis, aanwezig in het raadhuis in de kamer van de burgemeester; b. de archiefkast, aanwezig op de benedenverdieping van het raadshuis; c. de stellage, aanwezig in het op de bovenverdieping van het raadhuis meest noordoostelijk gelegen appartement. Gedeputeerde Staten keurde onderdeel a. goed; de onderdelen b. en c werden niet geschikt bevonden, vanwege onvoldoende brandveiligheid. Toch werden zij toegelaten als tijdelijke oplossing, vooropgesteld dat bij later verbouwingen ‘een plan voor archiefberging’ zou worden betrokken. Eind jaren zeventig was er inderdaad sprake van een verbouwing. De beslissingen daarover zijn gevallen na 1980. De archiefverordening van de gemeente Akersloot vermeldt in artikel 6 dat de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheerd wordt door de Secretaris der gemeente, en dat Burgemeester en Wethouders ‘voor de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats een instructie’ vaststellen. Deze zijn niet aangetroffen. In artikel 12 wordt vermeld dat de gemeentesecretaris onder bevelen van B&W toezicht uitoefent op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en dat B&W een deskundige kan aanwijzen die hem/haar daarin bijstaat. De Secretaris en zijn eventuele toegewezen deskundige dienen volgens artikel 16 één keer per jaar verslag uit te brengen aan het College van burgemeester en wethouders. Het College doet volgens artikel 17 ‘ten minste één maal per vijf jaar verslag aan de Raad omtrent hetgeen door hen is verricht ter uitvoering van artikel 23 van de Wet.’ Ook deze verslagen ontbreken. Wel is in het bewuste dossier het jaarverslag 1974-1975 van de Provinciale Inspectie der Archieven aangetroffen (inv. nr. 197). De inspectie meldde dat de kluis veel te klein was en dat verreweg het grootste deel van het "19e" en "20e" eeuwse archief niet brandveilig stond. De Inspectie adviseerde daarom samen te gaan werken met het gemeentearchief Alkmaar. Het fungeerde destijds als streekarchief voor de regio Noord-Kennemerland (thans geheten Regionaal Historisch Archief). Ook omdat een poging tot sanering in eigen beheer niet lukte vanwege de te grote omvang en de tamelijk ongeordende staat van het archief, besloot de gemeenteraad van Akersloot op 3 maart 1977 ‘als gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen de archiefbewaarplaats der gemeente Alkmaar, zulks onder beheer van de gemeentearchivaris aldaar.’ In dat zelfde jaar werd het archief van ca. 1814-1965 in beheer gegeven bij de gemeentelijke archiefbewaarplaats. In 1979 werd ter goedkeuring een door het gemeentearchief Alkmaar vervaardigde plaatsingslijst over de periode van ca. 1931-1965 met bijbehorende lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken naar de gemeente Akersloot opgestuurd. In het begeleidend schrijven valt op te maken dat medio 1979 ook een plaatsinglijst over de periode 1814-1930 zou worden toegestuurd. Of dit inderdaad gebeurd is, valt niet uit de stukken op te maken. Postregistratie, voortgang- en afdoeningcontrole In het ter bewerking aangereikte archief zijn geen voorschriften en werkmethodes voor de postregistratie, voortgang- en afdoeningcontrole aangetroffen. De documentaire informatieverzorger van de voormalige gemeente Akersloot wist te melden dat de eerste bladzijde van alle geregistreerde ingekomen stukken werd gekopieerd. De kopieën werden op de afdeling van behandeling in ordners bewaard. Uit de bescheiden zelf valt op te maken dat binnenkomende post voorzien werd van een stempel, waarop datum, briefnummer en classificatiecode werden vermeld. Waren de bescheiden bestemd voor het College van burgemeester en wethouders, dan werd daar een stempel aan toegevoegd, waarop burgemeester en desbetreffende wethouder(s) parafen konden zetten voor akkoord, voor kennisgeving aangenomen, verder bespreken, afwijzen, en eerste rapport. Een beslissing op een brief vindt men onderaan, in de vorm van een stempel ‘vergadering B en W van Akersloot,’ voorzien van datum en de vermelding van de beslissing. Een afschrift van uitgaande post werd voorzien van datum verzending. Structuur van het archief De organisatie kende een gecentraliseerd beheer van het archief. Het archief was gestructureerd volgens de Basis Archiefcode van de VNG (1952 en de herdrukken van 1979 en 1987), dus zaaksgewijs en naar onderwerp. Het archief stond fysiek echter niet op volgorde van de BAC, maar op volgorde van dossiernummer. Een ordeningsplan is niet aangetroffen. In de organisatie waren geen afspraken over blokvorming gemaakt. De informatieverzorgers hebben het archief in de te bewerken periode niet afgesloten en opnieuw opgezet. Kwaliteit en volledigheid van de dossierinventaris De gemeente Akersloot beschikte - voor wat het blok 1960-1980 - betreft niet over een dossierinventaris; wel over twee na 1980 opgestelde manuscriptplaatsingslijsten, respectievelijk op classificatiecode en op dossiernummer. Beide lijsten overschreden begin- en einddatum van het te bewerken archiefblok. Bovendien waren ze onvolledig. Eerdere selectie en vernietiging Gelet op artikel 14 van de Archiefwet 1962 en gezien de beschikking van de Minister van Binnenlandse Zaken en van de Minister van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen van 14 januari 1948, heeft het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Akersloot in 1966, 1967, 1968 en 1977 besloten tot vernietiging van stukken. Dit is verricht volgens de ministeries van Binnenlandse Zaken en Onderwijs in 1948 gepubliceerde ‘Lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in de gemeentearchieven dagtekenende van na 1850.’ De oudste te vernietigen stukken waren uit 1930, de jongste uit 1968. De lijsten van vernietigde archiefbescheiden zijn in de besluiten opgenomen (zie inv. nr. 197). Verantwoording van de inventarisatie Beperking en afbakening Zoals reeds vermeld, zijn per 01-01-2002 de gemeenten Castricum, Limmen en Akersloot gefuseerd tot een nieuwe gemeente Castricum. In het jaar daaraan vooraf is door de gemeente Castricum aan Loek Nijholt Archiefservice B.V. de opdracht verleend om de archieven van deze voormalige gemeenten te selecteren en te inventariseren, zodat zij kunnen worden overgedragen aan het Regionaal Historisch Archief te Alkmaar. Voor de gemeente Akersloot moest het blok 1960-1980 ter hand worden genomen, ongeveer twintig meter. Ook omdat bij een vorige ‘inventarisatie’ in de jaren zeventig de jaren 1960-1964 zijn meegenomen, kan dus worden gesteld dat het hier om een onvolledig archief gaat. De hier achter opgenomen inventaris is incompleet. Om deze incompleet enigszins ongedaan te maken, zijn er in deze inventaris verwijzingen opgenomen naar de plaatsingslijst ca. 1931-1965. In overeenstemming met de opdrachtgever kent deze inventaris de volgende afbakeningen. Series bouwvergunningen, hinderwetvergunningen en de personeelsdossiers, alsook het archief van de ambtenaar van de burgerlijke stand zijn buiten de bewerking gehouden. Daar waar het zwaartepunt of de besluitvorming buiten het te bewerken blok viel, is gekozen voor overheveling van deze dossiers naar het vorige of naar het latere blok. In deze inventaris zullen dus geen stukken worden aangetroffen die gaan over de bouw van een nieuw gemeentehuis, omdat de beslissing daarover na 1980 viel. En ook bestemmingsplannen die in de jaren zeventig zijn voorbereid, maar waarvan het raadsbesluit pas in de jaren tachtig genomen is, zult u in deze inventaris niet aantreffen. Zaken waarover beslist werd binnen het blok maar waarvan de verdere uitwerking na 1980 viel, zijn wel binnen deze verzameling gehouden. Dit komt een enkele keer voor, bij voorbeeld bij de vervanging van de riolering in de Dorpsstraat (zie inv. nr. 412). In twee gevallen is een uitzondering gemaakt op dit besluitvormingsprincipe. Bij de aanvaarding van twee legaten voor het eeuwigdurende onderhoud van graven, welke eerste stukken uit 1930 stammen (zie inv. nr. 394); en bij de berekening van pensioenen voor wethouders, welk dossier tot 1984 loopt (zie inv. nr. 89). Gezien het belang van de stukken, leek het verstandig om ze bijeen te houden. Bewerking Vanuit Akersloot is een verzameling archiefbescheiden die de periode 1960-1980 ruim omvatten, ter bewerking naar het depot van Loek Nijholt Archiefsevice BV te Schaarsbergen verhuisd. Blokvorming in concreto moest dus nog plaatsvinden. Het archief is per dossier of elke andere materiële eenheid bewerkt, en wel aan de hand van de ‘Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven’ uit 1983. Verder is er gebruik gemaakt van de ‘Leidraad voor de selectie op de vernietiging van archiefbescheiden van gemeentelijke organen’ van de Brabantse Archief Selectie Commissie. De selectiebeslissing is zo veel mogelijk genomen op dossier- dan wel mapniveau. Indien een map zowel te bewaren als te vernietigen stukken bevatte, is er binnen het dossier geselecteerd, als het aantal te vernietigen stukken groter was dan het aantal te bewaren stukken. Na selectie is het blijvend te bewaren gedeelte beschreven en materieel verzorgd, dus ontdaan van ijzerwerk en kunststofmateriaal. Ze zijn omgepakt in zuurvrije omslagen en verpakt in zuurvrije archiefdozen. Voor wat de inventarisbeschrijvingen betreft, bleek het noodzakelijk dat de oorspronkelijke dossieromschrijvingen moesten worden herzien, omdat ze veelal letterlijk overgenomen waren uit de Basis Archiefcode, wat betekende dat zij te ruim waren. De inhoud van de dossiers diende nauwkeurig te worden bestudeerd. Begin- en eindsituatie Na verwijdering van mappen die buiten het blok 1960-1980 vielen, bleef er van de 20 meter nagenoeg 18 meter ter selectie over. Maar ook binnen de te bewerken dossiers zelf zijn nog veel van deze stukken aangetroffen. Nog 0,70 meter aan stukken van voor 1960 en 2,40 meter van na 1980 zijn van de verzameling afgescheiden. Tijdens de bewerking kwam 7,50 meter voor vernietiging in aanmerking. Bewaard is 9,12 meter aan dozen en 10 delenbanden aan kadastrale leggers. Wanneer wij de getallen van bewerking bij elkaar optellen, komen we op 19,72 meter uit, wat dus ruim anderhalve meter meer is dan de beginsituatie. Dit komt omdat de te bewaren mappen volgens de algemene normen voor ‘eeuwige bewaring’ wat ruimer in de dozen zijn geplaatst dan tijdens hun dynamische en semi-statische periode. Aanwijzingen voor de gebruiker Men moet er rekening mee houden dat deze archiefinventaris niet volledig is. Deze inventaris is gemaakt volgens de standaard lay-out van het Regionaal Historisch Archief Alkmaar. De omschrijvingen bestaan uit een inventarisnummer en een omschrijving (redactionele vorm, inhoud, datering, ontwikkelingsvorm en uiterlijke vorm). Het vermelden van jaartallen is zodanig gebeurd dat een juiste datering wordt gegeven, zonder dat een overdaad aan jaartallen is ontstaan. Was er bij een map sprake van meer dan vier elkaar niet opvolgende jaartallen, dan is volstaan met het noemen van het eerste en laatste jaar. De vermelding ‘met hiaten’ heeft geen betrekking op bovenstaande, maar betekent uitsluitend dat er stukken in de betreffende map ontbreken. De inventaris bestaat uit de onderdelen: Archief gemeente Akersloot: stukken van algemene aard, waarin de agenda's en notulen van de openbare vergaderingen van de gemeenteraad zijn opgenomen, en: stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen, welke weer onder te verdelen is in: 2.1 Organisme, en: 2.2 Taakuitoefening. Gemeentelijk Levensmiddelenbedrijf, Burgerlijk Armbestuur, Gemeentelijke instelling voor sociale zorg, Stichting Natuurbad Akersloot, Stichting Liliade. De notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad zijn over het algemeen niet ondertekend en niet altijd tijdens de eerstvolgende vergadering vastgesteld. De bijlagen bij de betreffende notulen zijn echter wel vaak van een handtekening voorzien, voor zover het nota's en verordeningen betreft. Het archief is openbaar met uitzondering van enkele stukken waarvoor een openbaarheidsbeperking van 75 jaar geldt. Tevens bestaat er uit privacyoverwegingen een beperking aan de openbaarheid voor de notulen met bijbehorende stukken van de Commissie bezwaarschriften ter uitvoering van de Algemene Bijstandswet (inv. nr. 536). Deze map kan pas worden ingezien in 2053 . Zoals reeds vermeld, werd in 1977 het archief van 1814 tot ca. 1965 in beheer gegeven bij het gemeentearchief Alkmaar (thans: Regionaal Historisch Archief). Deze verzameling overlapt gedeeltelijk de in deze inventaris opgenomen periode. Daarom zijn er hierin verwijzingen opgenomen naar de destijds door Alkmaar opgestelde plaatsingslijst: ‘Code Archief Akersloot, ca. 1931-ca.1965.’ Slotopmerkingen Deze inventaris is aanvankelijk gemaakt in het kader van de VVA-opleiding van de SOD. Gedurende de werkzaamheden werd ik begeleid door de mentor, mevrouw D. van Basten-Batenburg. In geplande en ongeplande minuten diende ze mij van advies en gaf ze mij aanwijzingen om uiteindelijk tot dit eindproduct te kunnen komen. Aan haar ben ik dan ook veel dank verschuldigd. H. Rouw, Deventer, september 2004 Bewerkingen en aanvullingen vanaf 2006 In 2006 werd de plaatsingslijst "Code Archief Akersloot, ca. 1931-ca 1965", met twee andere lijsten, gevoegd in de incomplete inventaris over de periode 1960-1980. Hierdoor werd het beginjaar van de inventaris gewijzigd. De stukken werden van een nieuwe nummering voorzien. Na bewerking werd nog een aanvulling op het archief van circa een strekkende meter aangetroffen. De nummering van deze stukken volgt op die van de stichting Liliade, maar zijn wel op de juiste plaats in de inventaris te vinden. Het archief van de gemeente Akersloot over de periode 1931-1980 beslaat thans 32,5 strekkende meters. In 2010 werd een aanvulling verwerkt. De nrs. 723-744 werden aan de inventaris toegevoegd. Willy Deimveld Regionaal Historisch Centrum Alkmaar, 2006, 2010, 2012.