Gemeentearchief (Archief van het archief)

Geschiedenis van het archief: Start Lange tijd werd het beheer van de stedelijke archieven door de secretarissen van de stad gedaan totdat in 1847 Jhr. W.I.C. Rammelman Elsevier door B en W van Leiden aangesteld werd om belangeloos de stedelijke archieven te ordenen. De secretaris bleef echter wel verantwoordelijk. In 1855 werd Rammelman Elsevier officieel aangesteld en kreeg hij een kleine jaarlijkse vergoeding (1). Hij kreeg als taak om aan de Gemeenteraad een volledig en beredeneerd register van boeken, charter en papieren die aan het archief der gemeente toebehoren te overleggen (2). In 1864 werd hem de titel van archivaris verleend (3). In 1886 kreeg Leiden een echte archivaris. Ch.M. Dozy was in Amsterdam ´onder den bekwamen en ervaren´ De Roever het archiefwezen opgeleid. Op 12 januari 1901 overleed hij. Gebouw Tijdens de ambtsperiode van Dozy werd het stadsarchief van het stadhuis naar een speciaal daarvoor ingericht gebouw overgeplaatst. A.J. Krantz had aan de gemeente geld voor een gebouw geschonken waar het oud-archief kon worden opgeslagen (4). In 1893 kon dit gebouw aan de Boisotkade in gebruik genomen worden (5). Steeds werd door de gemeentearchivaris geklaagd over het ruimtegebrek. Daaraan kwam een einde toen in april 1967 de Rijksgoedkeuring voor de uitbreiding van het archiefgebouw werd gegeven. In 1968 kreeg het Gemeentearchief een nieuw depot en werd begonnen met de bouw van een zijvleugel aan het oude gebouw aan de Boisotkade. Op de begane grond van deze zijvleugel zouden een tentoonstellingsruimte, een garderobe en een werkkamer komen en op de eerste verdieping drie werkkamers (6). Ook het oude archiefgebouw werd verbouwd (7). Op 4 maart 1970 werd het verbouwde en geheel gerestaureerde archiefgebouw door de Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk werk, M.A.M. Klompé, geopend (8). In verband met ruimtegebrek en verouderde installaties zoals de klimaatbeheersing werd nieuw- en verbouw van het Gemeentearchief weer noodzakelijk in 1995. De zijvleugel uit 1968 werd gesloopt en daarvoor in de plaats kwam een nieuw gebouw. Hierin werden op de begane grond alle publieksruimten zoals de studiezaal gevestigd en op de eerste en tweede verdieping de depots en werkruimten. Op 17 juni 1996 werd de nieuwe studiezaal voor het publiek weer opengesteld en kon het gebouw als archief gaan functioneren. Taken De eerste taak van het Gemeentearchief is het bewaren van archieven. Deze taak kan worden gesplitst in twee componenten. De eerste component is een materiële. Dat houdt in dat er een archiefbewaarplaats moet zijn met een goede klimaatbeheersing en dat de archiefbescheiden zodanig verpakt, gerestaureerd en eventueel vervangen kunnen worden zodat zij in een goede staat blijven. De tweede component is een intellectuele. Dat betekent dat de beheerde archivalia in een geordende en toegankelijke staat bewaard moeten worden. De eerste component van deze taak wordt onder andere gedaan door de restaurator en de fotograaf. Een restaurator had het Gemeentearchief al in 1897 in dienst. Zo blijkt uit het verslag van de gemeentearchivaris van 1897 dat concierge A. de Bruin in 1897 plak- en bindwerk verrichte (9). Dezelfde concierge was ook fotograaf (10). Pas in 1982 kreeg het Gemeentearchief Leiden een eigen fotograaf. Er werd besloten dat hij microficheerwerk zou gaan verrichten zodat het Gemeentearchief dit werk niet meer hoefde uit te besteden. Zijn feitelijke indiensttreding werd sterk vertraagd doordat niet meteen aan aan alle materiële voorwaarden voldaan kon worden (11). Het Gemeentearchief Leiden bewaart niet alleen archieven maar heeft ook een bibliotheek en een prentverzameling. Wat de bibliotheek betreft, werden in 1886 pogingen ondernomen om een bibliotheek over Leiden op te richten. Op 26 augustus besloot de Gemeenteraad driehonderd gulden voor de inrichting van de oude weeskamer, later in gebruik bij de schutterij, tot archivariskamer ter beschikking te stellen. In oktober werd deze voltooid en in gebruik genomen. De vele kasten die daar aanwezig waren, werden bestemd voor de ´te vormen bibliotheek omtrent Leiden´ (12). Vanf 1957 werd de bibliotheek door een gepensioneerd ambtenaar van de Bibliotheek van de Rijksuniversiteit Leiden verzorgd. Op 1 juli 1971 werd een bibliotheekambteaar aangesteld (13). Wat de prentverzameling betreft, werd in 1901 op voorstel van gemeentearchivaris J.C. Overvoorde besloten om de afdeling historie-prenten en portretten van het Stedelijk Museum naar het Gemeentearchief over te plaatsen. In dat jaar had het Gemeentearchief reeds een collectie tekeningen en prenten van het Stedelijk Museum in haar bezit maar dat waren slechts topografische tekeningen (14). In 1969 werd een ambtenaar aangesteld die met de algehele verzorging van de verzameling en de bewerking van een catalogus daarvan belast werd. Daarvoor werd de verzameling verzorgd door een adjunct-administratief ambtenaar (15). De tweede taak van het Gemeentearchief is het beschikbaar stellen van informatie vanuit de beheerde archieven. Dat houdt in dat er een studiezaal is waar onderzoekers archivalia kunnen raadplegen. Deze studiezaal met een studiezaalambtenaar had het Gemeentearchief al in 1902 (16). Daarnaast is inspectie een taak van het Gemeentearchief. Op 25 november 1958 werd door B en W van Leiden besloten aan de gemeentearchivaris met ingang 1959 de inspectie over de archieven van de Gemeentelijke Diensten en Bedrijven op te dragen (17). Per 1 augustus 1990 trad een ambtenaar in dienst die deze inspectietaken namens de gemeentearchivaris uit ging voeren (18).